Quản Trị & Hành Chánh Đoàn
I.- Mở:
Việc Quản Trị và Hành Chánh là then chốt cho bất cứ một Đoàn Thể nào muốn
tồn tại và phát triển. Quản
Trị có nghĩa là trông nom, coi sóc; và Hành Chánh nói một cách nôm na là
việc giấy tờ, sổ sách thông
thường của một Tổ Chức, Đoàn Thể v.v...
Do v́ - Đoàn là một Đơn Vị Nồng Cốt của Gia Đ́nh, nên việc Quản Trị và Hành
Chánh của Đoàn cần được
đặc biệt chú trọng, phải được tổ chức, phân nhiệm tỉ mỉ và thực hiện chu đáo,
kỹ càng. Được như vậy,
th́ sinh hoạt của Đoàn mới điều ḥa, mới có cơ sở để phát triển. Ai không hề
nghĩ đến việc tổ chức, phân
nhiệm cũng như hoàn tất các văn kiện cần thiết của Đoàn, th́ nên giao Đoàn
lại cho người khác; bằng
không, th́ chẳng khác ǵ ḿnh đă kềm hăm mức tiến của Đoàn, của Gia Đ́nh
Phật Tử.
II.- Tổ Chức Quản Trị:
1.- Trách nhiệm:
Ban Huynh Trưởng Đoàn chịu trách nhiệm về việc điều khiển Đoàn trước Liên
Đoàn Trưởng và Liên Đoàn
Phó Ngành liên hệ, vạch chường tŕnh và hướng dẫn Đoàn Sinh tu học theo
chương tŕnh của Gia
Đ́nhPhật Tử, thực hiện mọi hoạt đng hằng tháng, hằng tuần do Ban Huynh
Trưởng Gia Đ́nh vạch định.
Bởi vậy, Huynh Trưởng Đoàn cần phải:
* Biết hệ thống tổ chức và nắm vững tính chất sinh hoạt của Đoàn ở mỗi Ngành.
* Nắm vững tâm, sinh lư và khả năng của từng mỗi Đoàn Sinh.
* Phải có Chương Tŕnh Sinh Hoạt & Tu Học Thường Kỳ hằng tuần, hằng tháng và
soạn thành
bài hướng dẫn hẳn ḥi.
2.- Quản Trị Đoàn:
a.- Huynh Trưởng: Đoàn có một Ban Huynh Trưởng Đoàn, gồm có một Đoàn Trưởng
và từ một đến hai Đoàn Phó hoặc nhiều hơn càng tốt.
b.- Đoàn Sinh: Thâu nhận Đoàn Sinh là trách nhiệm của Gia Trưởng và Liên
Đoàn
Trưởng, c̣n việc tổ chức Đoàn Sinh là nhiệm vụ của Huynh Trưởng Đoàn. Do đó,
tùy lứa tuổi và tŕnh độ
căn cơ của các em mà Huynh Trưởng Đoàn có nhiệm vụ trông nom, coi sóc, điều
hành (Quản Trị) và sắp
xếp công việc (Tổ Chức) Đoàn như sau:
* Ngành Oanh Vũ: Mỗi Đoàn có tối đa là 4 Đàn hay Cánh (Nam và Nữ đều gọi như
nhau - Đàn hay Cánh).
Mỗi Đàn có tối đa là 6 Đàn Sinh, cứ 4 Đàn có thêm một Đầu Đàn Nhất. Đơn Vị
nào có đông Oanh Vũ
hơn, nên chia ra Đoàn Thứ Hai (gọi là Đoàn A và B...); hoặc cứ để chung một
Đoàn, cứ để một Đoàn
Trưởng chung cho 2 Đoàn, nhưng mỗi 4 Đàn th́ lập thành một Liên Đàn do các
Đoàn Phó phụ trách, tổ
chức theo cách này, sẽ tránh cho các em cái tâm lư phân biệt - người này của
Đoàn này, người kia thuc
Đoàn kia !
* Ngành Thiếu: Mỗi Đoàn có tối đa là 4 Đội hay Chúng (Nam gọi là Đội và Nữ
gọi là Chúng). Mỗi Đội hay
Chúng có từ 6 đến 8 Đoàn Sinh, tuổi từ 13 đến 17.
* Ngành Thanh: Xét lại từ trước đến nay, Ngành này được tổ chức giống như
Ngành Thiếu, có thể đó là
một lầm lẫn cần thay đổi, hy vọng nhờ vậy mà có thể phát triển Ngành này.
3.- Sơ Đồ Hệ Thống Tổ Chức Đoàn:
a.- Ngành Thiếu:
Huynh Trưởng Đoàn
Đoàn Trưởng
Đoàn Phó (từ 1 đến 4)
Đội (Chúng)
Sen Vàng Đội (Chúng)
Sen Trắng Đội (Chúng)
Sen Hồng Đội (Chúng)
Sen Xanh
Đội ChúngTrưởng
Đội Chúng Phó
- 6 Đội Sinh, hay
6 Chúng Viên Đội ChúngTrưởng
Đội Chúng Phó
- 6 Đội Sinh, hay
6 Chúng Viên Đội ChúngTrưởng
Đội Chúng Phó
- 6 Đội Sinh, hay
6 Chúng Viên Đội ChúngTrưởng
Đội Chúng Phó
- 6 Đội Sinh, hay
6 Chúng Viên
B.- Ngành Oanh:
Huynh Trưởng Đoàn
Đoàn Trưởng
Đoàn Phó (từ 1 đến 4)
Đầu Đàn Nhất
Đàn hoặc Cánh Vàng Đàn hoặc Cánh Nâu Đàn hoặc Cánh Đỏ
Đàn hoặc Cánh Hồng
Đội ChúngTrưởng
Đội Chúng Phó
6 Đội Sinh, hay
6 Chúng Viên Đội ChúngTrưởng
Đội Chúng Phó
6 Đội Sinh, hay
6 Chúng Viên Đội ChúngTrưởng
Đội Chúng Phó
6 Đội Sinh, hay
6 Chúng Viên Đội ChúngTrưởng
Đội Chúng Phó
6 Đội Sinh, hay
6 Chúng Viên
4.- Sinh Hoạt & Hi Họp Đoàn:
a.- Sinh Hoạt Đoàn: mỗi tuần có một buổi Sinh Hoạt Đoàn, thời gian tùy hoàn
cảnh Địa
Phương.
b.- Hi Họp Đoàn:
* Họp Huynh Trưởng Đoàn: mỗi tháng Huynh trưởng Đoàn họp một lần (sau khi
họp Ban Huynh Trưởng
Gia Đ́nh) để kiểm điểm công việc trong tháng, triển khai công tác của Gia
Đ́nh giao phó, và vạch chương
tŕnh sinh hoạt và tu học của Đoàn cho tháng tới. Ngoài ra, Khi có Phật sự
bất thường, cũng có thể họp
Huynh trưởng Đoàn bất thường để bàn bạc, phân công và vạch kế họach thực
hiện.
* Họp Huynh Trưởng Đoàn với các Đội, Chúng Trưởng và Phó: mỗi tháng một lần
- để Đội, Chúng Trưởng
báo cáo t́nh h́nh Đội, Chúng; nhất là báo cáo những Đội, Chúng Viên cá biệt.
Đồng thời, phổ biến trước
cho Đội, Chúng Trưởng và Phó nắm vững những điều cần thiết trong kế họach
tháng tới; cũng như bồi
dưỡng thêm cho Đội, Chúng Trưởng và Phó những mặt c̣n yếu kém.
* Họp toàn Đoàn: lúc chuẩn bị trại hay công tác xă hi phải họp toàn Đoàn để
phổ biến và phân công cụ thể.
c.- Tính Chất Sinh Hoạt Đoàn:
* Ngành Oanh: Sinh Hoạt Đoàn,
* Ngành Thiếu và Thanh: Hàng Đội, Chúng Tự Trị.
5.- Văn Pḥng, Đoàn Quán:
Trong lúc chưa có một Đoàn Quán, Đoàn cũng cần có một "Văn Pḥng" thật nhỏ.
Có thể là một
cái tủ vừa đựng hồ sơ, sổ sách và khí mănh của Đoàn; cũng như các tác phẩm
nghệ thuật, thủ công của
Đoàn Sinh. Ngoài ra, cũng cần có một cái giá cấm Cờ Đoàn, Cờ Đội, Chúng hay
Đàn.
Có một Văn Pḥng hay Đoàn Quán như là có một ngôi nhà, Đoàn Sinh có thể
trang trí để gây
Tinh Thần Đồng Đội và Sức Sống cho Đoàn...
6.- Giao Dịch:
a.- Đối Nội: Huynh Trưởng Đoàn có thể:
- Thư từ liên lạc với các Đội, Chúng hay Đàn.
- Thư từ giao dịch với các Đoàn khác trong Gia Đ́nh.
- Thư từ liên lạc với Liên Đoàn Trưởng, Gia Trưởng và Ủy Viên Ban Hướng Dẫn
cùng Ngành.
b.- Đối Ngoại:
Ngoại trừ Phụ Huynh Đoàn Sinh, mọi sự liên lạc Đối Ngoại đều do Gia Trưởng
hoặc
Liên Đoàn Trưởng đảm trách.
III.- Hành Chánh Đoàn:
Nói đến Hành Chánh là nói đến Văn Kiện, Sổ Sách, Giấy Tờ... Cho nên, bất cứ
một Cơ Quan,
Tổ Chức, Đoàn Thể nào, th́ cũng đều cần có một số sổ sách căn bản cần thiết.
Với Hành Chánh của
Đoàn, th́ cũng cần có một số sổ sách ít nhất như sau:
1.- Đoàn Phả: Tương tự như sổ Gia Phả của Gia Đ́nh.
a.- Phần đầu của Đoàn Phả: Thành Tích Hoạt Đng của Đoàn với những Khuyết Ưu:
- Ghi lại khái quát những lễ lượt, những trại hay du ngọan mà Đoàn đă tổ
chức .
- Ghi lại những thành tích của Đoàn đă đạt được .
- Sơ lược sách tịch của Huynh trưởng trong Đoàn, cùng với sự thay đổi của
Huynh trưởng
Đoàn.
- Sơ lược những vị ân nhân của Đoàn
- Ghi lại những Đội, Chúng, Đàn hay những Đoàn Sinh xuất sắc qua từng thời
gian.
b.- Phần sau của Đoàn Phả là Danh Bộ của Đoàn, gồm:
- Bảng Kê Danh Sách Đoàn Viên
- Sách Tịch Huynh Trưởng và Lư Lịch Đoàn Sinh
- Bảng Kê Danh Sách Đoàn Viên Xuất Tịch.
* Bảng Kê Danh Sách Đoàn Viên: ghi theo thứ tự ngày đến với Đoàn, không phân
biệt Huynh
Trưởng hay Đoàn Sinh, gồm 6 cột như sau:
Số
TT SốDanhBộ
Gia Đ́nh SốDanhBộ
BanHướngDẫn Pháp Danh & Họ Tên Trang Số Ghi Chú
* Sách Tịch Huynh Trưởng và Lư Lịch Đoàn Sinh: (xem ở trang cuối).
* Bảng Kê Danh Sách Đoàn Viên Xuất Tịch: như sau:
Số
TT Pháp Danh & Họ Tên Số Danh Bộ
Gia Đ́nh Trang Số Ngày & Lư Do Xuất Tịch
Công việc của Huynh Trưởng là phải ghi đầy đủ từ đầu đoạn I (Sách Tịch & Lư
Lịch), tuần tự ghi
chép về đoạn 2 và ghi tóm tắt đầy đủ về nhận xét Đoàn Sinh, những chi tiết
đặc biệt của từng em ở đoạn
3. Công việc ghi chép đầy đủ này gọI là Nhật Tu, mỗI lần Nhật Tu là căn cứ
theo Biên Bản Nhận Xét của
Hội Đồng Đoàn và phải Báo Cáo lên Thư Kư của Gia Đ́nh, để cũng ghi trong
Danh Bộ của Gia Đ́nh.
2.- Sổ Nhật Kư Đoàn: là một quyển sổ ghi chép, tường thuật những sinh hoạt
đặc biệt của
Đoàn, những lễ lược của Đoàn, các buổi du ngoạn... và ư kiến của khách lúc
thăm Đoàn cũng ghi vào
đây.
3.- Sổ Kiểm Diện Đoàn Sinh: sắp theo từng Đội, Chúng hay Đàn và lập hàng
tháng để kiểm soát
sự sinh hoạt chuyên cần hay vào ra của Đoàn Sinh, theo mẫu sau:
Bản Kiểm Diện Đoàn Sinh
Tháng 12 năm 2006
Số TT Pháp Danh & Họ Tên Điện Thoại N g à y Ghi chú
03 10 17 24 31
Đội, Chúng, Đàn: ............................
01
02
Đội, Chúng, Đàn: ............................
01
Đội, Chúng, Đàn: ............................
01
02
GHI CHÚ: * Có mặt: / * Vắng không phép: O * Vắng có phép: +
* Đi trễ: ừ * Về sớm: X.
Dưới chữ "Ngày", ghi ngày Chủ Nhật Họp Đoàn, có thể có tháng có 5 tuần lễ;
nên làm 5 ct
ngày. Muốn cẩn thận th́ lúc làm sổ mở lịch ra xem trước. Ở cột "GHi Chú",
ghi lư do vắng mặt, đă gửi
Thư cho Phụ Huynh hay đă cho ra Đoàn ngày nào...
4.- Sổ Khí Mănh: ghi tất cả những dụng cụ của Đoàn với đầy đủ chi tiết:
Số
Thứ Tự Chỉ Danh Vật Dụng Trị Giá Đơn Vị Số Lượng Vật Dụng Ngày Thâu Nhận
T́nh
Trạng Lúc Thu Nhận Do Ai Tặng Hay Mua Lư do Phế Thải Ngày Phế Thải Theo
Quyết Định Của Ai Ghi Chú Đặc Biệt
Trên các vật dụng, đều nên kiếm cách ghi số theo số thứ tự của sổ khí mănh
này (có thể thêu
hay khắc...). T́nh trạng vật dụng cần ghi rơ: mới, c̣n tốt hay cũ... Các vật
dụng phế thải th́ cũng cần ghi
rơ số và ngày của Biên Bản Buổi Họp (Hội Đồng Đoàn, Huynh Trưởng Đoàn, hay
Đội, Chúng hoặc Đàn
Trưởng Phó) và Đoàn Trưởng kư tên vào sổ (ở cột Ghi Chú).
5.- Sổ Biên Bản: ghi lại các điều đă đúc kết hay đă quyết định của những
buổi họp - Huynh
trưởng Đoàn hay Hội Đồng Đoàn. Không ghi ư kiến thảo luận. một Biên Bản đầy
đủ, gọn gàng, minh bạch
phải gồm đủ 4 phần:
a.- Phần Nghi Thức: gồm Số Biên Bản của Buổi Họp Thường Kỳ hay Bất Thường
của
Huynh Trưởng Đoàn hay Hội Đồng Đoàn về Mục Đích (lư Do) Buổi Họp, Ngày Giờ
và Địa Điểm; cũng như
Thành Phần Tham Dự (Chủ Tọa đứng trước, Thư Kư ghi tên sau cùng, ai có tên
sau Thư Kư, tức là Đội
Họp Trễ), kể cả Người Vắng Mặt và lư do.
b.- Phần Nghị Sư: gồm Nội Dung Phiên Họp với những chi tiết đă được Đúc Kết
hay
Quyết Định, ghi rơ ràng, nhưng ngắn gọn và đầy đủ.
c.- Phần Hồi Hướng & Bế Mạc: lúc mấy giờ ngày trên, sau khi không c̣n ǵ
thảo luận
nữa.
d.- Cuối cùng là Chữ Kư của Chủ Tọa (bên phải) và Thư Kư (bên trái).
6.- Sổ Thông Tin: dùng để liên lạc với các Đội, Chúng hay Đàn, ghi những Tin
Tức hoặc Quyết
Định của Đoàn hay Chỉ Thị của Gia Đ́nh cần phổ biến - để biết hay "thi hành"...
gồm 3 phần, như
sau:
a.- Phần 1: * Nơi Gởi và Nơi Nhận.
b.- Phần 2: * Số Bản Tin hay Thông Tư
* Tham chiếu (BuổI họp Ban Huynh Trưởng hay Thông Tư của Gia
Đ́nh.
* Nội dung.
c.- Phần 3: * Ghi chú đặc biệt - để thông báo hay để thi hành trong thời
gian từ
ngày ... đến ngày ...
7.- Sổ Tài Chánh: dùng tập vở 50 trang cho một năm, 4 trang cho một tháng.
Phải đánh số trang
trước và Đoàn Trưởng kư tên vào mỗi đầu trang không bỏ sót.
Tờ Đầu ghi: Ở trên ghi Tiêu Đề của Đơn Vị Gia Đ́nhPhật Tử; ở giữa trang ghi:
Sổ Tài Chánh hay Sổ Quỹ
của Đoàn ........., Năm 2008.
Bắt đầu cho tờ thứ 2 làm Sổ cho tháng Giêng:
* Trang đầu của 4 trang chỉ ghi chữ lớn: Thu Chi Tháng 01.2008.
* Trang thứ 2: THU
Ngày Khoản Thu Số Tiền Do Ai Ghi Chú
* Trang thừ 3: CHI
Ngày Khoản Chi Số Tiền Do Ai Ghi Chú
* Trang thứ 4: ghi những chữ lớn và lập bảng tổng kết:
Trang Kiểm Soát Ngân Sách Tháng ...
- Tháng trước c̣n lại : ...................................................
- Tháng trước nợ : ...................................................
- Thu tháng ....../2008 :
...................................................
- Chi tháng ....../2008 :
...................................................
- Hiện c̣n : ...................................................
(Viết lại số tiền bằng chữ viết trọn vẹn)
Cuối trang: Thủ Quỹ kư tên và Đoàn Trưởng kiểm kư.
Trang tiếp theo lại ghi chữ lớn: Thu Chi Tháng 02.2008
8.- Sổ Ghi Văn Thư Đến và Đi: nếu Gia Đ́nh gửi Văn Thư cho Đoàn bằng một Sổ
Thông Tin, th́ Đoàn phải
có Sổ Ghi Chép Văn Thư Đến. Trường hợp dùng Văn Thư rời th́ chỉ ghi số như
thông thường và dán Văn
Thư ấy vào kẹp lưu.
a.- Mẫu Sổ Văn Thư Đến:
Ngày & Số
Văn Thư Đến Nơi Gởi
Văn Thư Đến Ngày & Số
Văn Thư Đến Nội Dung (ghi tóm tắt toát yếu của Văn Thư)
Ghi Chú
b.- Mẫu Sổ Văn Thư Đi:
Ngày & Số Văn Thư Đi Nơi Nhận
Văn Thư Đi Thông Báo
Tường Tŕnh Nội Dung (ghi tóm tắt toát yếu của Văn Thư)
Ghi Chú
9.- Kẹp Lưu Trữ: để kẹp (dán) Văn Thư Đến & Đi.
Cách ghi số đến cho một Văn Thư: một Văn Thư Đến - ghi bên lề ngày, tháng (và
giờ - nếu Văn
Thư Khẩn) đến, ḍ trong Sổ Đến đă ghi đến số nào rồi cho số tiếp tục vào lề
ấy, ghi chép số đến và ghi chi
tiết vào Sổ Đến ngay. Sau khi Huynh Trưởng Đoàn họp để quyết định về t́nh
trạng Văn Thư đó, th́ ghi
Quyết Định đó vào chỗ Sổ Đến (sau này dễ t́m xem lại).
Ở Cấp Gia Đ́nh có con dấu dùng cho việc ghi Số Đến:
GĐPT Anoma
Ngày:____/____/_____
Số Đến: ____________
Ngoài ra, c̣n có các ấn phẩm sau đây, Đoàn phải có:
- Giấy Xin Phép Phụ Huynh cho các em đi du ngoạn hay trại.
- Giấy Thông Báo Đoàn Sinh Vắng Mặt 2 tuần không lư do.
- Báo Cáo Định Kỳ Cấp Đoàn.
IV.- Kết:
Quản Trị & Hành Chánh là hoạt động chung và rộng răi cho tất cả, nên không
thể thiếu trong
sinh hoạt của Đoàn và Gia Đ́nh Phật Tử. Hơn nữa, Quản Trị và Hành Chánh cũng
đóng vai tṛ Giáo Dục -
đó là sự kiên nhẫn, chịu khó và trật tự. Huynh Trưởng Đoàn - nếu không quan
tâm về Quản Trị & Hành
Chánh của Đoàn, th́ quả thật là một thiếu sót lớn, v́ đă vô t́nh hay cố ư
giết chết mầm sống của Tổ Chức,
ngăn cản đà phát triển của Đoàn. Do đó, Quản Trị và Hành Chánh, đ̣i hỏi
người Đoàn trưởng cũng như
người Đoàn phó một tinh thần trách nhiệm rất cao.
.
|
